Các Tiêu Chí Lựa Chọn Phần Mềm Hóa Đơn Điện Tử

Bài viết dưới đây sẽ giúp các doanh nghiệp đang còn băn khoăn nắm rõ những tiêu chí để lựa chọn nhà cung cấp cũng như phần mềm hóa đơn điện tử phù hợp

Tham khảo thêm: CA2.Einvoice - Chuyển đổi số từ những bước cơ bản nhất

1. Đảm bảo tính pháp lý

Đầu tiên, phần mềm hóa đơn điện tử cần phải đảm bảo được tính hợp lệ, hợp pháp đó là các phần mềm được Bộ Tài Chính và Tổng Cục Thuế xem xét, đánh giá và cấp phép lưu hành. Doanh nghiệp có thể tra thông tin về các đơn vị đã được cấp phép bởi Tổng cục thuế trên các trang thông tin hoặc có thể đến các chi cục thuế để tham khảo.

Các đơn vị cung cấp phần mềm cũng sẽ được kiểm tra thường xuyên nhằm đảm bảo luôn đáp ứng được các yêu cầu mới nhất về pháp luật hiện hành. Định kỳ 6 tháng một lần, tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử phải có văn bản báo cáo cơ quan thuế các nội dung sau: danh sách các doanh nghiệp có sử dụng giải pháp hóa đơn điện tử của tổ chức (gồm cả người bán hàng, người mua hàng); số lượng hóa đơn đã sử dụng bao gồm: loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số thứ tự).

2. Đầy đủ tính năng

Bên cạnh việc đồng bộ hóa nguồn dữ liệu về giao dịch, cung ứng hàng hóa, dịch vụ của doanh nghiệp với cơ quan thuế, hóa đơn điện tử còn giúp quá trình tạo lập và quản lý hóa đơn trở nên thuận tiện hơn. Vì thế, trước khi quyết định sử dụng, doanh nghiệp cần đánh giá xem phần mềm này có thực sự đáp ứng được đầy đủ các lợi ích mà hóa đơn điện tử có thể mang lại hay không.

Các tính năng nổi bật của hóa đơn điện tử bao gồm:

Thiết kế, tạo mẫu hóa đơn

Lập quyết định, thông báo phát hành hóa đơn

Thay thế, điều chỉnh, hủy hóa đơn

Lưu trữ, tra cứu hóa đơn

Quản lý hệ thống khách hàng, danh mục

Báo cáo, chuyển tiếp, phân quyền,…

3. Chất lượng đảm bảo, ổn định

Một phần mềm hóa đơn điện tử được đánh giá là chất lượng nếu có thể đảm bảo hoạt động ổn định trong suốt thời gian sử dụng. Điều này có nghĩa là phần mềm hóa đơn điện tử có thể cho phép doanh nghiệp khai thác tối đa các tiện ích từ phần mềm, hoạt động ổn định, không gián đoạn. Đồng thời doanh nghiệp cần quan tâm chăm sóc, rà soát lỗi, cập nhật tính năng mới, tối ưu hệ thống thường xuyên nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng trên phần mềm hiện tại.

4. Đảm bảo an toàn bảo mật

An toàn bảo mật nguồn thông tin chính là yếu tố quan trọng nhất thể hiện sự uy tín của một phần mềm hóa đơn điện tử. Phần mềm hóa đơn điện tử là nơi lưu trữ thông tin mua, bán, thời điểm, số lượng hàng hóa giao dịch,….của doanh nghiệp nên nó không chỉ có ý nghĩa bảo mật tài chính mà còn là nơi lưu trữ thông tin khách hàng. Đặc biệt, thông tin khách hàng cần được bảo mật tuyệt đối, khẳng định sự chuyên nghiệp của chính doanh nghiệp đó.

Tính bảo mật là yếu tố hàng đầu các doanh nghiệp lớn cân nhắc chọn lựa và quyết định sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử của bất cứ bên cung cấp dịch vụ nào.

5. Chi phí hợp lý, tương xứng với chất lượng

Đăng ký sử dụng đồng nghĩa với việc doanh nghiệp sẽ phải chi ra một khoản tiền nhất định cho việc sử dụng hóa đơn điện tử. Vì thế, doanh nghiệp cần xem xét xem chất lượng từ phần mềm hóa đơn điện tử này có thực sự tương ứng với mức chi phí phải bỏ ra hay không. Tất nhiên đã là một nhà kinh doanh thì chắc chắn bạn không muốn phải bỏ ra số tiền lớn để mang về một sản phẩm kém chất lượng để mất thời gian, lãng phí nhân lực và lo lắng về tính bảo mật.

Tham khảo thêm: CA2-EINVOICE - Công nghệ bảo mật Blockchain - Bảo mật tuyệt đố

6. Dễ dàng sử dụng

Không thể phủ nhận rằng việc một phần mềm tiện lợi, dễ sử dụng sẽ được ưa chuộng hơn so với một cái tên khác cùng loại. Lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử có giao diện rõ, dễ nhìn và đơn giản trong các thao tác thực hiện, góp phần cải thiện tính chính xác và thời gian thao tác chính là điều được quan tâm hàng đầu của hầu hết các doanh nghiệp.

7. Được phát hành bởi đơn vị có uy tín

Lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn quy định của Luật Kế toán (hiện hành là 10 năm). Toàn bộ số hóa đơn của Doanh nghiệp lưu trữ tất cả trên hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử của đơn vị cung cấp.

Do vậy, Khi lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử, buộc Doanh nghiệp phải chọn đơn vị cung cấp uy tín, hoạt động lâu năm và có kinh nghiệm cung cấp giải pháp về tài chính kế toán, hóa đơn điện tử, kê khai Thuế.

Thời gian hoạt động của nhà cung cấp là một tiêu chí quan trọng nói lên độ bền vững và kinh nghiệm làm phần mềm. Doanh nghiệp mua phần mềm Hóa đơn điện tử để sử dụng trong nhiều năm chứ không chỉ dùng trong thời gian ngắn rồi bỏ.

Tham khảo thêm:  Công ty CP Công nghệ thẻ Nacencomm vinh dự được vinh danh "Chìa khóa vàng" 2020

NACENCOMM TỰ TIN LÀ MỘT NHÀ CUNG CẤP PHẦN MỀM HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ TỐT NHẤT HIỆN NAY

Với hơn 24 năm kinh nghiệp trong lĩnh vực công nghệ và bảo mật, CA2 hiểu rõ những khó khăn của doanh nghiệp trong thời kỳ chuyển đổi này.

Phần mềm hóa đơn điện tử là lựa chọn tốt nhất cho các doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp an toàn, dễ sử dụng. CA2-EINVOICE đáp ứng đầy đủ tiêu chuẩn theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Thông tư 32/2011/TT-BTC, Thông tư 39/2014/TT-BTC, Thông tư 68/2019/TT-BTC, sẫn sàng đáp ứng Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Đồng thời giải quyết tối ưu những vấn đề của doanh nghiệp trong việc xử lý và phát hành hóa đơn:

• Tối giản hóa quy trình với khả năng liên kết và tích hợp với các phần mềm khác linh hoạt, dễ dàng
• Tuyệt đối bảo mật nhờ công nghệ Blockchain
• Tiết kiệm vượt trội khi không mất chi phí in ấn, vận chuyển, quản lý
• Miễn phí 100% chi phí lưu trữ đến 10 năm
• Hỗ trợ 24/7 với đội ngũ dày dặn kinh nghiệm, hỗ trợ trên nhiều nền tảng: Hotline, facebook, zalo.

CA2-EINVOICE thuộc Top 10 phần mềm hóa đơn điện tử được cục Thuế công nhận và khuyến khích sử dụng

Liên hệ ngay với chúng tôi để nhận ưu đãi .

Hotline: 1900 545407