Hóa đơn điện tử

Thực Trạng Việc Sử Dụng Hóa Đơn Điện Tử Tại Việt Nam

06/10/2023

Trước đây, việc sử dụng hóa đơn giấy vẫn được tất cả các doanh nghiệp sử dụng dù tốn kém chi phí cho doanh nghiệp, đồng thời là lỗ hổng tạo điều kiện cho các doanh nghiệp thực hiện hành vi trốn thuế, lậu thuế. Vì vậy, việc triển khai sử dụng hóa đơn điện tử đang là đòi hỏi cấp bách nhằm tiết kiệm chi phí xã hội và nâng cao tính lành mạnh của hệ thống tài chính. Mặc dù Nhà nước đã hỗ trợ rất nhằm khuyến khích các doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử 100%, cụ thể đã ban hành nghị định số 119/2020 quy định bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử từ ngày 01/11/2020 nhưng đến Nghị định 123/2020/NĐ-CP đã phải lùi thời điểm bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử đến ngày 01/07/2022. Tham khảo thêm: Những điểm cần lưu ý trong Nghị định 123/2020/NĐ-CP Với bài viết này, Nacencomm sẽ chỉ ra lợi ích của hóa đơn điện tử, đồng thời phân tích thực trạng sử dụng hóa đơn điện tử tại Việt Nam.

1. Lợi ích của hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử là tập hợp những thông tin, dữ liệu về kinh doanh hàng hóa, cung ứng dịch vụ được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Hóa đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật giao dịch điện tử.

Chỉ với một thao tác đơn giản, người mua sẽ nhận được hóa đơn mọi lúc mọi nơi với internet. Vì vậy, sử dụng hóa đươn điện tử đem lại lợi ích cho doanh nghiệp và lành lạnh hóa hệ thống tài chính quốc gia.

Thứ nhất, sử dụng hóa đơn điện tử giúp giảm chi phí cho doanh nghiệp và thuận tiện khi sử dụng. Nếu như sử dụng hóa đơn giấy, các doanh nghiệp phải bỏ ra các khoản chi phí như chi phí in ấn, phát hành, bảo quản, lưu rữ hóa đơn thì chi phí trung bình bỏ ra cho 1 hóa đơn giấy là 1.000 đồng (theo ước tính sơ bộ của Vụ Doanh nghiệp lớn - Tổng cục Thuế). Với số lượng khoảng 2,5 tỷ hóa đơn mỗi năm trong cả nước thì chi phỉ bỏ ra lên đến 2.5000 tỷ đồng. Sử dụng hóa đơn điện tử giúp DN tiết kiệm rất nhiều thời gian (giảm đến 70% quy trình phát hành, đến 99% thời gian thanh toán, quản lý hóa đơn, tiết kiệm 89% chi phí cho mỗi hóa đơn).

Thứ hai, sử dụng hóa đơn điện tử giúp DN thuận tiện khi sử dụng. Với ứng dụng công nghệ thông tin đã rút ngắn thời gian thanh toán, đơn giản hóa việc quản lý tìm kiếm hóa đơn, phù hợp với công tác kế toán, đối chiếu số liệu. Ngoài ra, việc sử dụng HĐĐT còn giúp lãnh đạo và nhân viên trong DN có sự phối hợp chặt chẽ trong từng phần việc như tạo, ký số, truyền/nhận hóa đơn.

Không những thế, việc sử dụng HĐĐT còn thúc đẩy cả lãnh đạo và nhân viên trong DN phải có sự đổi mới, nhất là về phương tiện công nghệ, thích nghi với sự thay đổi và gia tăng lợi thế cạnh tranh trong điều kiện thay đổi môi trường kinh doanh. Nếu DN không tận dụng được, sẽ mất đi cơ hội cạnh tranh với các DN khác vì sự chậm trễ trong quá trình gửi hóa đơn đến khách hàng.

Bởi trong khi hóa đơn giấy thường mất từ 3-5 ngày để gửi cho khách hàng với chi phí khoảng 20.000-25.000 đồng cho một lần gửi, thì HĐĐT chỉ mất 3-5 giây gửi trực tuyến là khách hàng đã nhận được hóa đơn. Sự chậm trễ của hóa đơn giấy là lý do chính gây ra khó khăn cho khách hàng khi muốn giao dịch tiếp với số hàng chưa có hóa đơn và cũng là trở ngại cho DN phải tốn thời gian chờ đợi để thu hồi công nợ.

Thứ ba, sử dụng hóa đơn điện tử góp phần hiện đại hóa và nâng cao hiệu quả công tác quản lý của cơ quan thuế. Trên cơ sở sử dụng công nghệ thông tin để thu thập, tổng hợp, báo cáo dữ liệu từ hóa đơn điện tử cũng như việc gửi và nhận hóa đơn nhanh hơn bằng các phương tiện điện tử làm giảm nguy cơ mất hóa đơn, giảm chi phí cho doanh nghiệp cũng như xử lý tình trạng lập hóa đơn, sử dụng hóa đơn bất hợp pháp (VCCI, 2017).

Sử dụng hóa đơn điện tử còn giúp ngành Thuế xây dựng cơ sở dữ liệu về hóa đơn; hỗ trợ kiểm tra thuế, kiểm tra và hoàn trả, phân tích rủi ro của doanh nghiệp và cá nhân khi kinh doanh. Về mặt quản lý, HĐĐT giúp cho DN dễ dàng trong quá trình xây dựng báo cáo và quá trình hậu kiểm của cơ quan thuế.

Với quy trình quản lý minh bạch, HĐĐT đã giúp cho quá trình hoạt động của DN được thông suốt, giảm thiểu các lỗi xảy ra trong quy trình hoạt động. Tất cả dữ liệu về HĐĐT được số hóa khi lưu trữ nên dễ dàng tra cứu và xây dựng các báo cáo theo yêu cầu của cơ quan quản lý. Đồng thời, giúp giảm thiểu sự xung đột giữa khách hàng và nhà cung cấp.

2. Khung pháp lý đối với hóa đơn điện tử tại Việt Nam

Hóa đơn điện tử ngày càng phổ biến trong giao dịch thương mại và trở thành một xu hướng tất yếu trong điều kiện công nghệ thông tin ngày càng được ứng dụng mạnh mẽ ở tại các DN ở Việt Nam. Vì vậy, Nhà nước đã hình thành khuôn khổ pháp lý đồng bộ và ngày càng hoàn thiện để tạo cơ sở pháp lý cho các giao dịch điện tử nói chung và sử dụng HĐĐT nói riêng như: Luật Giao dịch điện tử ban hành năm 2005, Luật Kế toán ban hành năm 2003 và được sửa đổi năm 2015.

Năm 2010, Chính phủ ban hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010 đã có quy định về hóa đơn điện tử. Theo đó, hóa đơn là chứng từ do người bán lập ra, ghi nhận thông tin bán hàng hóa dịch vụ theo quy định của pháp luật. Đặc biệt, với Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được ban hành đã đưa hóa đơn điện tử được áp dụng chính thức ở nước ta từ năm 2011.

Trong quá trình triển khai thực hiện hóa đơn điện tử, Bộ Tài chính ban hành Quyết định số 1209/QĐ-BTC ngày 23/6/2015 về việc thí điểm sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ đối với các doanh nghiệp. Tuy nhiên, ngày 14/12/2016, Bộ Tài chính ban hành Quyết định số 2660/QĐ-BTC về việc gia hạn thời gian thực hiện Quyết định số 1209/QĐ-BTC.

Ngày 12/9/2018, Chính phủ ban hành Nghị định số 119/2018/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết về phạm vi, đối tượng áp dụng HĐĐT, được coi là cơ sở hành lang pháp lý quan trọng thúc đẩy tiến trình HĐĐT tại Việt Nam. Theo đó, DN bắt buộc sử dụng HĐĐT từ ngày 1/11/2020 khi bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ. Tuy nhiên, để đáp ứng yêu cầu của Luật Quản lý thuế số 38/2020/QH14 ngày 15/07/2020, cần phải mở rộng phạm vi áp dụng và cải tiến quy trình quản lý biên lai, chứng từ theo phương thức điện tử cho phù hợp. Do đó, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 123/2020/NĐ-CP thay thế cho Nghị định số 119/2018/NĐ-CP với một số điểm mới phù hợp hơn.

Thứ nhất, quy định rõ đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử, việc bán hóa đơn của cơ quan thuế, thủ tục mua hóa đơn, số lượng hóa đơn bán cũng như thủ tục trong quá trình sử dụng hóa đơn, mở rộng thêm hai đối tượng áp dụng và bổ sung thêm 2 loại hóa đơn bên cạnh 3 loại hóa đơn trước đó. Đặc biệt, quy định thời điểm lập hóa đơn trong cung cấp dịch vụ số lượng lớn, phát sinh thường xuyên, cần có thời gian đối soát số liệu giữa các DN; chi tiết thời điểm đối với các trường hợp về bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, bán điện của các công ty sản xuất, cung cấp dịch vụ vận tải hàng không, bảo hiểm qua đại lý, dịch vụ ngân hàng, chứng khóan, du lịch…

Thứ hai, quy định mới được xây dựng trên cơ sở tạo điều kiện cho các doanh nghiệp có thời gian để chuyển đổi hình thức hóa đơn. Cụ thể, nếu DN đã phát hành hóa đơn giấy thì vẫn được tiếp tục sử dụng đến hết ngày 30/6/2022. Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có thời điểm ký số trên hóa đơn khác thời điểm lập hóa đơn, thì vẫn được xem là hóa đơn hợp pháp và thời điểm khai thuế là thời điểm lập hóa đơn. Bên cạnh đó, DN dễ dàng chuyển đổi hóa đơn điện tử thành chứng từ giấy khi có yêu cầu, miễn là việc chuyển đổi phải bảo đảm sự khớp đúng giữa nội dung của hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử với hóa đơn, chứng từ giấy.

Trong trường hợp sai sót về tên, địa chỉ của người mua, nhưng không sai mã số thuế và các nội dung khác thì người bán được lập thông báo cho người mua, cơ quan thuế mà không phải lập lại hóa đơn. Đối với các trường hợp sai sót khác, DN có thể lựa chọn 1 trong 2 cách là lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế. Đặc biệt thời hạn bắt buộc hoàn thành chuyển đổi hóa đơn điện tử sẽ được áp dụng từ ngày 01/07/2022 thay như ban đầu là bắt buộc các đơn vị kinh doanh phải chuyển đổi hóa đơn điện tử trước ngày 01/11/2020.

Thứ ba, Nghị định mới đã tạo ra bước tiến quan trọng trong quản lý thuế. Cụ thể, quy định rõ về các hành vi bị cấm trong lĩnh vực hóa đơn, chứng từ. Đối với công chức thuế, cấm hành vi cố ý gây phiền hà, khó khăn khi các tổ chức, cá nhân đến mua hóa đơn, chứng từ; bao che, thông đồng cho các tổ chức, cá nhân để sử dụng hóa đơn, chứng từ không hợp pháp; hoặc có hành vi nhận hối lộ khi thanh kiểm tra về chứng từ, hóa đơn. Đối với tổ chức, cá nhân bán, cung cấp hàng hóa, dịch vụ thì cấm thực hiện hành vi gian dối, như sử dụng hóa đơn bất hợp pháp; cản trở công chức thuế thi hành công vụ; truy cập trái phép, làm sai lệch, phá hủy hệ thống thông tin về hóa đơn, chứng từ; đưa hối lộ, hoặc thực hiện các hành vi khác liên quan đến hóa đơn, chứng từ nhằm mưu lợi bất chính.

Đồng thời, để quản lý chặt chẽ việc lập, sử dụng HĐĐT, Nghị định 123 cũng quy định trách nhiệm của DN, người nộp thuế và các bộ, ngành trong việc chia sẻ, kết nối thông tin, dữ liệu. Theo đó, các DN, tổ chức kinh tế sản xuất, kinh doanh trong lĩnh vực điện lực, xăng dầu, bưu chính viễn thông, nước sạch, bảo hiểm, y tế, kinh doanh thương mại điện tử… thực hiện HĐĐT và cung cấp dữ liệu HĐĐT theo định dạng dữ liệu do Tổng cục Thuế công bố. Các tổ chức tín dụng, cung ứng dịch vụ thanh toán cung cấp dữ liệu điện tử về giao dịch thanh toán qua tài khoản khi có yêu cầu của cơ quan thuế. Các tổ chức, đơn vị như quản lý thị trường, Tổng cục Quản lý đất đai, cơ quan công an, giao thông… kết nối, chia sẻ thông tin dữ liệu liên quan cần thiết trong lĩnh vực quản lý với Tổng cục Thuế để xây dựng cơ sở dữ liệu HĐĐT.

Tham khảo thêm: Lộ trình áp dụng hóa đơn điện tử tại Việt Nam

3. Nên chuyển đổi hóa đơn điện tử ngay từ hôm nay

Để doanh nghiệp không gặp phải những khó khăn khi chuyển đổi sang dùng hóa đơn điện tử, nhiều cơ quan thuế đã tiến hành kiểm duyệt và lựa chọn phối hợp với một số đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử uy tín. Tại các Hà Nội, Hồ Chí Minh, Hải Dương, Ninh Bình… CA2 luôn nằm trong top đầu những nhà cung cấp hóa đơn điện tử được cơ quan thuế lựa chọn phối hợp và giới thiệu đến doanh nghiệp. CA2 cũng là một trong số các nhà cung cấp hóa đơn điện tử tích cực phối hợp với cơ quan thuế địa phương để tổ chức chương trình hỗ trợ, hướng dẫn cho từng doanh nghiệp thực hiện việc chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử theo đúng thời gian, thủ tục để tránh rủi ro pháp lý.

Đứng trước thời điểm quyết định của việc chuyển đổi hóa đơn điện tử , CA2 có hàng loạt các ưu đãi lớn dành riêng cho khách hàng đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử: