BIBOMART: TÍCH HỢP PHẦN MỀM HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ VÀO PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG GIÚP DOANH NGHIỆP TIẾT KIỆM CÔNG SỨC

Bối cảnh

Theo nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định cụ thể việc quản lý, sử dụng hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ; quy định việc quản lý, sử dụng chứng từ khi thực hiện các thủ tục về thuế, thu phí, lệ phí; quy định nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm của cơ quan, tổ chức, cá nhân trong việc quản lý và sử dụng hóa đơn, chứng từ.

Quy định này nhằm đảm bảo việc 100% đơn vị, tổ chức và cá nhân kinh doanh sẽ thống nhất sử dụng hóa đơn điện tử để thay thế hoàn toàn hóa đơn giấy kể từ 1/7/2022.

Chính Phủ, Tổng cục Thuế và các cơ quan thuế địa phương đều khuyến khích doanh nghiệp áp dụng tích hợp phần mềm hóa đơn điện tử với phần mềm quản lý bán hàng của doanh nghiệp, đảm bảo hệ thống vận hành chính xác, nhanh chóng, và hiệu quả.

Thử thách

Là chuỗi cửa hàng lớn 18 năm tuổi, BiBoMart lớn mạnh với nhiều chi nhánh con có mặt tại nhiều nơi trên các tỉnh hành. Hàng ngày, các cửa hàng đón một lượng khách lớn, cần xuất ra nhiều hoá đơn lên đến 10.000 nghìn - 15.000 nghìn/ngày. Do vậy, khách hàng mong muốn đội kỹ thuật của Nacencomm thực hiện các đầu việc sau:

• Hỗ trợ BiboMart trong quá trình chuyển đổi từ phương thức sử dụng Hóa đơn không mã của Cơ quan thuế sang sử dụng hóa đơn có mã khởi tạo từ máy tính tiền, giúp cải tiến tool ký và gửi hóa đơn, thường xuyên nâng cấp phần mềm và xử lý các vấn đề phát sinh.
• Thời gian mở cửa của các chi nhánh từ 8h00 sáng - 22h00 đêm. Do vậy, việc gửi dữ liệu lên hoá đơn thuế sẽ diễn ra vào cuối ngày, từ 22h30 - 23h00 trở đi. 
• Đặc biệt, vào thời điểm khách hàng tung các chương trình khuyến mãi để kích cầu lượng tiêu dùng, số lượng hoá đơn tăng đột biến so với ngày thường. Do vậy, khách hàng cần có đội kỹ thuật Nacencomm hỗ trợ vào tối muộn để đảm bảo hóa đơn được gửi đúng tiến độ đã đăng ký.

Giải pháp

Hoá đơn điện tử, chữ ký số vốn là dịch vụ, giải pháp thế mạnh của Nacencomm với nhiều năm kinh nghiệm triển khai, hỗ trợ các doanh nghiệp, tổ chức khác nhau. Do vậy, để đáp ứng những yêu cầu chuyên biệt của Bibomart, chúng tôi thực hiện những công việc sau:

• Xây dựng bộ API hỗ trợ tích hợp cùng hệ thống sẵn có của BiboMart. Từ đó, hỗ trợ đồng bộ hóa đơn từ phần mềm quản lý bán hàng chính xác tuyệt đối, bảo mật cao.
• Thiết kế công cụ ký và gửi hóa đơn theo lô cho Doanh nghiệp, cải tiến tốc độ ký - gửi đạt hiệu suất cao nhất theo nhu cầu của Bibomart.
• Đồng thời, hỗ trợ Bibomart tích hợp kỹ thuật khi các chi nhánh mới được mở ra.

Thành tựu 

BiBo Mart là một trong những dự án tiêu biểu thể hiện sự hợp tác tin cậy giữa đối tác và Nacencomm. Đồng hành với nhau từ năm 2022, đến nay mối quan hệ hợp tác của hai bên đã chuẩn bị bước sang năm thứ 3, với một sức mạnh vững chắc giữa các member nòng cốt, nhiều kinh nghiệm và nguồn năng lượng dồi dào, tươi trẻ, luôn đổi mới.

Dự án luôn đảm bảo được hệ thống vận hành ổn định với số lượng hóa đơn lên Thuế mỗi ngày là trên dưới 10.000 số, giúp tiết kiệm thời gian cho các kế toán viên trong việc phát hành, tra cứu, xuất dữ liệu và quản lý hóa đơn. Đồng thời, cam kết quá trình xuất - gửi hoá đơn lên cơ quan Thuế không bị gián đoạn, dù vào ngày cuối tuần hay dịp lễ.

Nhờ đó, giúp BiboMart tối ưu chi phí tuyển nhân sự. Số lượng kế toán tham gia vào quá trình xử lý hóa đơn từ 6 nhân sự, nay đã giảm chỉ còn 2 nhân sự cho tất cả các cửa hàng.

Dự án luôn hoàn thành đúng tiến độ, chuyên nghiệp, xuất hiện kịp thời đáp ứng được các nhu cầu phức tạp, phát sinh đến từ khách hàng. Thông qua các phản hồi tích cực, cho thấy, được sự hài lòng và tiếp tục lựa chọn Nacencomm làm đối tác vận hành, quản lý hoá đơn. Năm 2024 được coi là những trang tiếp theo để hai bên củng cố thêm số lượng nhân lực nhằm đạt được hiệu quả tốt hơn trong giao tiếp và công việc.

Thông tin  liên hệ

Công ty Cổ phần Công nghệ thẻ Nacencomm

Trụ sở chính: Tầng 3, Tòa nhà Bohemia, Số 25 Nguyễn Huy Tưởng, Phường Thanh Xuân Trung, Quận Thanh Xuân, Thành phố Hà Nội, Việt Nam.

Chi nhánh HCM: Tầng 3, 16 Sông Thao, Phường 2, Quận Tân Bình, Tp. Hồ Chí Minh.

Website: https://www.nacencomm.vn/

Email: Support@cavn.vn

Hotline: 1900 5454 07 or 02466875700